Τελευταία ενημέρωση 09/05/2023
1. Γενικά
Ο Δήμος Ξάνθης (εφεξής ο «Δήμος» ή «Εμείς») προσφέρει την δωρεάν εφαρμογή με την ονομασία «ΔΗΜΟΣ ΞΑΝΘΗΣ» (εφεξής η «Εφαρμογή»). Ο Δήμος σέβεται την προστασία των προσωπικών δεδομένων και την ιδιωτική ζωή των χρηστών της Εφαρμογής (στο εξής «Χρήστες» ή «Εσείς») και συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων.
Με την παρούσα Πολιτική Απορρήτου θέλουμε να σας εξηγήσουμε πώς συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα όταν κάνετε χρήση της Εφαρμογής και χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες που αυτή παρέχει. Παρακαλούμε να διαβάσετε προσεκτικά την παρούσα Πολιτική, η οποία έχει γραφτεί με τον απλούστερο δυνατό τρόπο προκειμένου να σας διευκολύνει στην κατανόηση και να αποφασίσετε ελεύθερα και με τη θέλησή σας αν επιθυμείτε να μας παρέχετε τα προσωπικά σας δεδομένα.
2. Ποιος είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας;
Υπεύθυνος Επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων των Χρηστών υπό την έννοια του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 («ΓΚΠΔ») είναι ο Δήμος Ξάνθης, όπως νόμιμα εκπροσωπείται από το Δήμαρχο αυτού.
Στοιχεία επικοινωνίας:
Τηλέφωνο Δήμου: 25413-50810
e-mail Δήμου: dimarxos@cityofxanthi.gr
3. Τι προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε, για ποιους σκοπούς και ποιες είναι νομικές βάσεις επεξεργασίας;
(α) Επιλογή ρόλου
Με την είσοδό σας στην εφαρμογή καλείστε να επιλέξετε ρόλο δημότη/κατοίκου ή επισκέπτη/τουρίστα. Συλλέγουμε την πληροφορία αυτή, με σκοπό να παρέχουμε περισσότερες επιλογές διάδρασης στους δημότες μας. Η επεξεργασία των δεδομένων είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης (άρθρο 6 (1) (β) ΓΚΠΔ), της οποίας γίνεστε συμβαλλόμενο μέρος αποδεχόμενος/η τους Όρους Χρήσης της Εφαρμογής.
(β) Δημιουργία λογαριασμού – Σύνδεση
Για να υποβάλετε κάποιο αίτημα μέσω της Εφαρμογής απαιτείται να δημιουργήσετε λογαριασμό και να συνδεθείτε. Μπορείτε να συνδεθείτε (α) με email, παρέχοντας email και κωδικό σύνδεσης, (β) με Apple ID, παρέχοντας το Apple ID σας και (γ) μέσω Λογαριασμού Google. Αν συνδεθείτε μέσω Google συλλέγουμε αυτόματα από την Google το email, το ονοματεπώνυμο και τη δημόσια φωτογραφία σας. Εάν συνδεθείτε με Apple ID, δεν συλλέγουμε κανένα απολύτως δεδομένο για εσάς από την Apple. Συλλέγουμε όποια από τα ανωτέρω δεδομένα χρειαζόμαστε με σκοπό να καταστήσουμε δυνατή τη σύνδεσή σας στην εφαρμογή με ασφάλεια. Η επεξεργασία των ανωτέρω δεδομένων είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης (άρθρο 6 (1) (β) ΓΚΠΔ), στην οποίας γίνεστε συμβαλλόμενο μέρος αποδεχόμενος/η τους Όρους Χρήσης της Εφαρμογής.
(γ) Προσωπικά στοιχεία Χρήστη – Πληροφορίες προφίλ
Μπορείτε να καταχωρίσετε τα προσωπικά σας στοιχεία στην Εφαρμογή, όπως όνομα, επώνυμο, email, διεύθυνση, πόλη και τηλέφωνο και φωτογραφία προφίλ. Σκοπός της καταχώρισης αυτής είναι η ευκολότερη περιήγηση σας στην Εφαρμογή και η ταχύτερη υποβολή κάθε φόρμας επικοινωνίας προς τον Δήμο. Επιπρόσθετα, για τη δημιουργία του προφίλ Εθελοντή (όπου παρέχεται αυτή η λειτουργία) θα σας ζητηθούν στοιχεία όπως μορφωτικό επίπεδο, διατροφικές συνήθειες ή ανάγκες, προβλήματα υγείας και δεξιότητες. Τα στοιχεία αυτά διαβιβάζονται από τον Δήμο στους οργανισμούς που συμμετέχουν στο σύστημα και δημιουργούν εθελοντικές δράσεις με σκοπό την καλύτερη διαχείριση των εθελοντών και την αποφυγή προβλημάτων προς αυτούς όπως την τήρηση διατροφικών συνηθειών ή την αποφυγή ανάθεσης εργασιών που μπορεί να δημιουργήσουν πρόβλημα υγείας στους συμμετέχοντες. Νομική βάση είναι συγκατάθεσή σας, η οποία τεκμαίρεται με την οικειοθελή παροχή των ανωτέρω δεδομένων στην Εφαρμογή (άρθρο 6 (1) (α) ΓΚΠΔ), η οποία παραμένει προαιρετική.
(δ) Δεδομένα τοποθεσίας
Όταν επιλέγετε να υποβάλετε κάποιο αίτημα μέσω της Εφαρμογή, ζητάμε προαιρετικά πρόσβαση στην τοποθεσία της συσκευής σας. Συλλέγουμε την πληροφορία αυτή διότι κάποιες υπηρεσίες της Εφαρμογής δεν παρέχονται σε χρήστες εκτός της περιφέρειάς του Δήμου. Ωστόσο τα δεδομένα τοποθεσίας σας δεν αποθηκεύονται. Νομική βάση είναι συγκατάθεσή σας, την οποία παρέχετε με σαφή θετική ενέργεια ενεργοποιώντας την πρόσβαση στην τοποθεσία της συσκευής σας (άρθρο 6 (1) (α) ΓΚΠΔ).
H Εφαρμογή προσφέρει τη δυνατότητα ενημέρωσης για επικίνδυνα φαινόμενα μέσω ειδοποίησεων και ενημέρωσης τοποθεσίας. Για την λειτουργία αυτή, απαιτείται να ενεργοποιήσετε τις λειτουργίες τοποθεσίας στη συσκευή σας και να επιτρέψετε την πρόσβαση στην τοποθεσία σας ακόμη και έαν η εφαρμογή είναι κλειστή. Η εφαρμογή ενημερώνεται στο υπόβαθρο για νέα σημεία που χαρακτηρίζονται ως επικίνδυνα και καταχωρούνται βάσει της θέσης τους. Όταν η συσκευή σας περάσει από την ακτίνα αυτών των σημείων ενεργοποιείται η ανάλογη ειδοποίηση. Η λειτουργία αυτή δεν αποθηκεύει ούτε αποστέλλει την θέση σας εκτός της συσκευής σας.
(ε) Πληροφορίες σχετικά με τα αιτήματά σας προς τον Δήμο
Όταν καταχωρείτε κάποιο αίτημα προς το Δήμο μέσω της Εφαρμογής, μας παρέχετε πληροφορίες, οι οποίες μπορεί να συνιστούν προσωπικά δεδομένα (π.χ. περιγραφή αιτήματος/προβλήματος, επισύναψη φωτογραφίας από την οποία να προκύπτει τοποθεσία). Με την υποβολή του αιτήματος διαβιβάζονται στο Δήμο τα προσωπικά σας στοιχεία. Ωστόσο, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε «Ανώνυμη Αποστολή» και σε αυτήν την περίπτωση τα προσωπικά σας στοιχεία δε θα σταλούν στο Δήμο. Σκοπός της επεξεργασίας των ανωτέρω δεδομένων είναι η αξιολόγηση των αιτημάτων σας και η βέλτιστη εξυπηρέτηση των δημοτών ή επισκεπτών του Δήμου. Νομική βάση είναι το άρθρο 6 (1) (ε) ΓΚΠΔ («η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας»).
(στ) Πληροφορία χρήσης αναπηρικού αμαξιδίου
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την ένδειξη χρήσης αναπηρικού αμαξιδίου στην Εφαρμογή. Θα λάβουμε υπόψη μας την πληροφορία αυτή με σκοπό την καταλληλότερη ενημερώσή σας π.χ. σχετικά με την προσβασιμότητα εκδηλώσεων του Δήμου σε διάφορες εγκαταστάσεις που μπορεί να μην παρέχουν κατάλληλη υποδομή για χρήση αναπηρικού αμαξιδίου. Η ενεργοποίηση της ένδειξης καταχωρείται αποκλειστικά στην Εφαρμογή και σχετική πληροφόρηση σας παρέχεται αυτοματοποιημένα, χωρίς ο Δήμος να λαμβάνει γνώση της πληροφορίας αυτής. Σε κάθε περίπτωση η πληροφορία αυτή συνιστά ειδική κατηγορία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ως εκ τούτου απαιτείται η ρητή συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία της (άρθρο 9 (2) (α) ΓΚΠΔ), την οποία παρέχετε μα σαφή θετική ενέργεια ενεργοποιώντας το σχετικό πεδίο παροχής συγκατάθεσης.
(ζ) Πληροφορίες που συλλέγουμε αυτόματα από τη συσκευή σας
Με την εγκατάσταση της Εφαρμογής κάποιες πληροφορίες συλλέγονται αυτόματα όπως η ΙΡ διεύθυνση και τεχνικές πληροφορίες για την συσκευή σας και το λειτουργικό που χρησιμοποιεί. Σκοπός είναι αποκλειστικά η ορθή λειτουργία της Εφαρμογής και οι πληροφορίες αυτές παραμένουν μόνο σε γνώση της κατασκευάστριας εταιρείας χωρίς να περιέρχονται εις γνώση του Δήμου.
4. Σε ποιους κοινοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Στα προσωπικά δεδομένα που συλλέγουμε μέσω της Εφαρμογής έχουν πρόσβαση:
(α) εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι του Δήμου και μόνο όταν αυτό είναι απαραίτητο (π.χ. υπάλληλος που διαβάζει τα αιτήματα που υποβάλλετε μέσω της εφαρμογής), οι οποίοι δεσμεύονται από ειδικές συμβάσεις εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας.
(β) Προμηθευτές του Δήμου που απαιτείται να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα προκειμένου να μας παρέχουν τις υπηρεσίες τους (π.χ. υπεύθυνος τεχνικής υποστήριξης της Εφαρμογής) και οι οποίοι δεσμεύονται από ειδικές συμβάσεις εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας.
(γ) ο Δήμαρχος και άλλα όργανα του Δήμου, τα οποία είναι αρμόδια να λαμβάνουν αποφάσεις και αξιολογούν τα αιτήματά σας, όταν αυτά δεν είναι ανώνυμα.
(δ) Κρατικοί Φορείς ή Ανεξάρτητες Αρχές, όπως Εισαγγελικές Αρχές, Δίωξη Ηλεκτρονικού Εγκλήματος, ΑΠΔΠΧ, κλπ. όταν κρίνεται απαραίτητο (α) για να συμμορφωθούμε με νομικές υποχρεώσεις ή κάποια νομική διαδικασία, (β) για να συνεισφέρουμε στην πρόληψη ή διερεύνηση εγκλήματος ή χάριν προστασίας χρήστη της Εφαρμογής ή οποιουδήποτε άλλου προσώπου, (γ) για την προστασία των δικαιωμάτων μας, την διερεύνηση, πρόληψη εγκλημάτων και άλλων παράνομων πράξεων σε βάρος μας ή σε τρίτους, στο βαθμό που το επιτρέπει ο νόμος.
5. Ποιος είναι ο χρόνος αποθήκευσης των προσωπικών σας δεδομένων;
Διατηρούμε τα δεδομένα σας για όσο το δυνατόν μικρότερο χρονικό διάστημα, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή του περιορισμού του χρόνου αποθήκευσης δεδομένων. Συγκεκριμένα, αποθηκεύουμε τα δεδομένα σας για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εκπλήρωση των ανωτέρω αναφερόμενων σκοπών και εντός των ορίων που επιτρέπει ο νόμος.
Ειδικότερα, διατηρούμε όλα τα δεδομένα του λογαριασμού σας (π.χ., στοιχεία σύνδεσης, προσωπικά στοιχεία, φωτογραφία προφίλ κλπ.) για όσο διάστημα είναι ενεργός ο λογαριασμός σας. Εάν ζητήσετε τη διαγραφή του λογαριασμού σας, διαγράφουμε οριστικά όλα τα δεδομένα σας. Τα δεδομένα σχετικά με τα αιτήματά σας διατηρούνται για όσο διάστημα απαιτείται για την αξιολόγησή τους από το Δήμο. Τα δεδομένα τοποθεσίας δεν αποθηκεύονται. Οι ανωτέρω προθεσμίες μπορεί να παραταθούν εάν: (α) εκκρεμεί δικαστική διαμάχη ή αξίωση και πρέπει να διατηρήσουμε όλες τις σχετικές πληροφορίες έως ότου επιλυθεί ή (β) πρέπει να διατηρούμε τις πληροφορίες για τα νόμιμα συμφέροντά μας, όπως η πρόληψη της απάτης και η ασφάλεια της Εφαρμογής.
6. Μέτρα ασφαλείας
Οι διακομιστές μας (servers) βρίσκονται εντός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Εφαρμόζουμε τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων από απώλεια, διαρροή, επεξεργασία ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ελέγχουμε τακτικά τα συστήματά μας για πιθανές αδυναμίες και επιθέσεις και κάνουμε ανασκόπηση σε όλες τις δραστηριότητες επεξεργασίας με σκοπό την ενημέρωση των μέτρων ασφαλείας.
7. Σύνδεση με εφαρμογές ή δικτυακούς τόπους τρίτων
Η Εφαρμογή ενδέχεται να διαθέτει συνδέσμους (links), υπερσυνδέσμους (hyperlinks), παράθυρα (banners) ή πεδία (tabs) κάνοντας κλικ στα οποία θα οδηγηθείτε σε εφαρμογές ή δικτυακούς τόπους τρίτων. Παρακαλούμε ενημερωθείτε από τις εκάστοτε πολιτικές απορρήτου για να ενημερωθείτε πως χρησιμοποιούν οι εκάστοτε δικτυακοί τόποι τα προσωπικά δεδομένα σας. Ο Δήμος δεν φέρει καμία ευθύνη για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που διενεργούν οι συνδεόμενες εφαρμογές ή δικτυακοί τόποι.
8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας σε σχέση με τα δεδομένα σας;
Ο Δήμος θέλει να εξασφαλίσει τη δυνατότητα άσκησης των δικαιωμάτων που προβλέπει ο νόμος σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα. Γι’ αυτό το σκοπό, σας ενημερώνουμε ότι για όσο χρονικό διάστημα τηρούμε τα δεδομένα σας έχετε δικαίωμα να ασκήσετε τα δικαιώματά σας χωρίς χρέωση. Ειδικότερα, έχετε δικαίωμα να ζητήσετε:
• πρόσβαση στα δεδομένα σας,
• διόρθωση, ενημέρωσή ή συμπλήρωσή τους όταν είναι ανακριβή ή ελλιπή,
• διαγραφή τους, εφόσον δεν είναι πλέον απαραίτητα για εμάς ανάλογα με τους ανωτέρω αναφερόμενους σκοπούς επεξεργασίας και δεν υφίσταται πλέον νόμιμος λόγος τήρησής τους,
• φορητότητά τους, όταν νομική βάση της επεξεργασίας είναι η συγκατάθεση ή εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης,
• περιορισμό της επεξεργασίας δεδομένων,
• ανάκληση της συγκατάθεσή σας οποτεδήποτε. Η ανάκληση της συγκατάθεσής σας λειτουργεί για το μέλλον χωρίς να θιγεί η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεσή σας πριν από την ανάκλησή της.
• εναντίωση στην επεξεργασία όταν νομική βάση επεξεργασίας είναι τα έννομα συμφέροντά μας.
Μπορείτε να ασκήσετε τα ανωτέρω δικαιώματα αποστέλλοντας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στη διεύθυνση it@cityofxanthi.gr
Τέλος, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (https://www.dpa.gr/), εάν πιστεύετε ότι έχουν παραβιαστεί τα δικαιώματά σας.
9. Τροποποιήσεις στην Πολιτική Απορρήτου
Διατηρούμε το δικαίωμα να τροποποιούμε αυτή την Πολιτική σε συμμόρφωση με τις εκάστοτε ισχύουσες νομοθετικές προβλέψεις ή όποτε το θεωρούμε απαραίτητο. Αναφορικά με τα δεδομένα σας, θα ισχύει η Πολιτική που είναι αναρτημένη στην Εφαρμογή κατά τη στιγμή της χρήσης σας. Σε ενδεχόμενη τροποποίηση, αλλάζουμε και την ημερομηνία της «Τελευταίας ενημέρωσης» στην αρχή της παρούσας Πολιτικής.
10. Επικοινωνία
Εάν έχετε οποιεσδήποτε απορίες ή παρατηρήσεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων σας, παρακαλούμε μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας στη διεύθυνση it@cityofxanthi.gr
Αυτή η πολιτική απορρήτου είναι διαθέσιμη και εδώ
Privacy Notice
Last updated on May 09 2023
General
The Municipality of Xanthi (the “Municipality”) offers for free the application with the name "MUNICIPALITY OF XANTHI" (the "App"). The Municipality respects the data protection and privacy of the App users (the “Users” or “You”) and complies with the applicable data protection laws.
With this Notice we explain how we collect and process your personal data when you use the App and its services. We encourage you to carefully read this Notice which we have written transparently and comprehensibly to facilitate its understanding and allow you to freely decide whether you wish to provide us with your personal data.
Who is the data controller?
The data controller of the Users personal data within the meaning of the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”) is the Municipality of Xanthi, as legally represented by its mayor.
Contact details:
Tel: +3025413.50810
Email: dimarxos@cityofxanthi.gr
What personal data we collect – What are the purposes and legal bases for the data processing?
(a) Role selection
By entering the App, you may choose the role of Citizen/Resident or Visitor/Tourist. We collect this information to provide more interaction options to our citizens. The processing is necessary for the performance of our contract (Article 6 (1) (b) GDPR), to which you become a party by accepting the Terms of Use of the App.
(b) Account creation - Login
To submit a request through the App, you need to create an account and log in. You can sign up (a) by email by providing your email and a login password, (b) with your Apple account by providing your Apple ID, and (c) with your Google Account. If you sign up with Google, we automatically collect from Google your email, full name, and your public photo. If you sign with Apple ID, we do not collect any data from Apple. We collect the above data to enable your login to the App safely. In addition, to create the Volunteer profile (where this feature is provided) you will be asked for information such as educational level, dietary habits or needs, health problems and skills. These data are transmitted by the Municipality to the organizations that participate in the system and create voluntary events in order to better manage the volunteers and avoid problems for them such as conforming to dietary habits or avoiding assigning tasks that may create a health issue for the participants. The processing is necessary for the performance of our contract article (Article 6 (1) (b) GDPR), to which you become a party by accepting the Terms of Use of the App.
(c) User’s personal information – User profile
You may save your personal information in the App, such as name, surname, e-mail, address, city, phone, and profile photo. We process this data to facilitate your navigation in the App and make your submission of each form to the Municipality faster. The legal basis is your consent, which is presumed since you voluntarily and optionally provide the above data to the App (Article 6 (1) (a) GDPR).
(d) Location data
When you choose to submit a request through the App, we optionally request access to the location of your device. We collect this information because we do not offer some App services to Users outside the Municipality’s region. However, your location data is not stored. The legal basis is your consent, which you provide with a clear and affirmative action by activating access to the location of your device (Article 6 (1) (a) GDPR).
The application provides the functionality of notifying about dangerous events with alerts. For this capability to work, you need to enable the permission for background location access, even when the app is closed and not in use. The App is being notified in the background about new dangerous events and when your devices crosses a registered area boundary the App alerts you of the event with information. This function, does not store or transmit your location outside your device.
(e) Information regarding your requests to the Municipality
When you submit a request to the Municipality through the App, you provide us with some information, which may constitute personal data (e.g., description of a request/ problem, attachment of a photograph revealing location). By submitting your request, your personal information is transmitted to the Municipality. However, you may choose the option "Anonymous Request". If you do so, your personal data will not be transmitted to the Municipality. We process the above data to examine your requests and serve the citizens and visitors of the Municipality in the best possible way. The legal basis is Article 6 (1) (e) GDPR ("processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller").
(f) Information regarding the use of a wheelchair
You may activate the field in the App indicating the use of a wheelchair. We will take this information into account to provide you with the more appropriate information, e.g., regarding the accessibility in various facilities of the city events, which may not have the suitable infrastructure for persons using a wheelchair. If you activate the above field, this information is stored exclusively in the App, and we provide you with any information automatically without the municipality being aware of such information. In any event, this information constitutes a special category of personal data, and for this reason, it requires explicit consent to the processing (Article 9 (2) (a) GDPR), which you provide with a clear and affirmative action by activating the relevant field of consent.
(g) Data collected automatically from your device
When you install the App, we collect some information automatically, e.g., your IP address and other technical information about your device and its operating system. The purpose of the processing is the correct functioning of the App, and only the App developer has access to this data. This data is not transmitted to the Municipality.
Who we share your personal data with?
The personal data collected through the App shall not be disclosed to any third party, apart from the following:
(a) Authorized employees of the Municipality who have access to personal data only when this is necessary (e.g., employees that read the requests submitted through the App). All such employees are bound by non-disclosure and confidentiality agreements.
(b) Vendors of the Municipality who may need to have access to personal data to provide their services (e.g., IT services company providing services for the App). All vendors are bound by non-disclosure and confidentiality agreements.
(c) The Mayor and other institutions of the Municipality who are competent to make decisions and examine your requests unless they are anonymous.
(d) Public or independent authorities such as Public Prosecutor's Office, Cybercrime Division, Data Protection Authority (DPA), etc. if reasonably necessary: (a) to comply with legal requirements or a legal process, (b) to assist in the prevention or detection of crime or to protect the safety of a User of the App or any other person, (c) to protect our rights, investigate, prevent or take other action regarding illegal activity against us or others, to the extent permitted by law.
How long we retain your personal data?
We will retain your personal data for the shortest time possible taking into account the principle of storage limitation. In particular, we will keep your data for the period necessary to fulfill the purposes outlined above and to the extent permitted by law.
In particular, we keep all your account data (e.g., login credentials, personal information, profile photo, etc.) for as long as your account is active. If you request deletion of your account, we will permanently delete all your data. We will keep your data regarding your requests to the Municipality for the period necessary for the Municipality to examine and evaluate them. Location data is not stored. The above retention periods apply unless: (a) there is a dispute or claim and we need to retain all relevant information until we resolve it; or (b) we must keep the information for our legitimate business interests, such as fraud prevention and the App security.
Data security
Our servers are located within the European Economic Area (EEA). We have adopted measures of a technical and organizational nature required to guarantee the security of personal data and prevent it from being lost, processed, or accessed illegally. We regularly monitor our systems to detect vulnerabilities and attacks and review all processing practices to update security measures.
Links to third-party websites or applications
The App may contain links, hyperlinks, banners or tabs leading to third party websites or applications. We kindly recommend that you review each Privacy Notice and get informed about how each third-party uses your personal data. The Municipality shall not be held responsible for processing activities carried out by those third-party websites or applications.
What are your subjects regarding your personal data?
The Municipality wants to ensure that you can exercise your rights enshrined under the applicable laws. To this end, for as long we retain your data you may exercise your rights free of charge. In particular, you have the following rights:
• to request access to the personal data that we hold;
• to request rectification of inaccurate or incomplete data;
• to request erasure of your personal data to the extent that they are no longer necessary for the purpose for which we need to keep processing them, as we have explained above, or when we are no longer legally permitted to process them;
• when we process your data based on your consent or for the purposes of a contract, you can also request portability of your personal data.
• to request that we limit the processing of your personal data;
• if you have given us your consent to process your data, you also have the right to withdraw such consent at any time. In the event that you withdraw your consent, this will not affect the legality of the processing carried out previously.
• When the processing of your data is based on our legitimate interest, you are entitled to object to the processing.
You may exercise the above-mentioned rights by sending us an email at it@cityofxanthi.gr
Finally, you have the right to lodge a complaint with the competent Data Protection Authority (https://www.dpa.gr/) if you have concerns that we have violated your rights.
Changes to the Privacy Notice
We reserve the right to amend this Privacy Notice when we consider this appropriate having regard the applicable laws. The version of the Privacy Notice that applies to the processing of your data, is the one available at the App when you use it. In case of an amendment, we will also change the “Last Updated” date at the beginning of this Privacy Notice.
Contact us
In case you need any clarification about the processing of personal data, please do not hesitate to contact us via e-mail at it@cityofxanthi.gr